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Semana da Melhoria Contínua da ME

Participar nas iniciativas de Melhoria Contínua é contribuir para o desenvolvimento de uma cultura organizacional que promove a mudança com foco nos resultados e no compromisso.

Como o DGME Mário Lobato Faria fez questão de salientar aos participantes na última edição do evento, que decorreu entre 22 e 26 de maio, melhorando os processos consegue-se “fazer mais, com mais qualidade e dar mais sentido ao trabalho que é feito no dia-a-dia, sentindo que se está a agregar valor. Isso gera motivação e assim haverá certamente um melhor desempenho e maior produtividade, mas também uma maior satisfação pessoal.”


A IMPORTÂNCIA DE ANALISAR OS PROCESSOS DE TRABALHO

Para todas as equipas, a semana em que decorre o evento começa com um desafio para o qual se preconiza uma solução. Pelo caminho aprendem-se metodologias que ajudam na análise e reflexão. No final da jornada estão identificadas as oportunidades de melhoria e todos sem exceção têm consciência da importância de se conhecer o processo de trabalho em toda a sua dimensão, pois só assim lhes é permitido identificar os pontos críticos para daí partirem para um redesenho de processos, fluxos ou a conceção de novas soluções.

Os projetos apresentados trazem sempre ganhos para a organização. Da análise racional e objetiva dos processos resulta sempre simplificação, anulação de tarefas que não trazem valor acrescentado, redução de tempo e de custos.

Nesta que foi a 7ª edição desta iniciativa da Manutenção e Engenharia foram desenvolvidos oito projetos relativos a processos de trabalho de quatro áreas daquela unidade de negócio e estiveram envolvidos 30 colaboradores, dos quais metade participaram nestes eventos pela primeira vez.

Da área de Manutenção de Aviões foram apresentados dois projetos:

  • Pacote de Trabalhos / Processo de Assinaturas em que o objetivo era diminuir o tempo de validação das cartas de trabalho. Com o redesenho do processo estima-se uma poupança de mais de 1.200 horas de trabalho por ano, o equivalente a duas inspeções tipo "A".
  • Sistematização do procedimento de iluminação de aeronaves em manutenção com o objetivo de garantir melhores condições de trabalho e redução de consumos energéticos.

Da área de Manutenção de Motores foram apresentados dois projetos:

  • Kit de instalação de unidades em motores em que o objetivo é que seja fornecida à produção kits completos para instalação de unidades. Com o redesenho do processo estima-se uma poupança de tempo desperdiçado em cada evento na ordem dos 94%.
  • Carregamento de dados de motores no sistema Genesis com o objetivo de otimizar o tempo de carregamento de dados e a fiabilidade do trabalho. Estima-se uma poupança de tempo equivalente a 107 dias por ano.

Da área de Qualidade e Segurança Operacional foi apresentado um projeto:

  • Diminuição do tempo de processamento de Não Conformidades. O projeto previa uma redução do tempo na finalização do processo de auditoria. Com a implementação do novo desenho espera-se uma redução de 52,4 % das tarefas, de 53,6% de tempo despendido e a diminuição de 61,8% de recursos humanos envolvidos no processo.

Da área de Inovação e Desenvolvimento foram apresentados três projetos relacionados com faturação de serviços a Clientes relativos às áreas de Logística/Venda de Materiais; Aviões/Manutenção de Linha; e Qualidade/Laboratório de Calibrações:

  • O objetivo é automatizar o processo de faturação obtendo ganhos de produtividade, identificar condições para a implementação do conceito “Fatura na Hora” e criar uma plataforma onde o Cliente dispõe de toda a informação atualizada: o “Portal do Cliente”.
  • Semana Melhoria Contínua
  • Projeto de Processo de Assinaturas de Pacotes de Trabalho (1)
  • Projeto de Processo de Assinaturas de Pacotes de Trabalho (2)
  • Projeto KIT de instalação de unidades em Motores (1)
  • Projeto KIT de instalação de unidades em Motores (2)
  • Projeto de redução do tempo de processamento de Não Conformidades nas Auditorias (2)
  • Projeto de redução do tempo de processamento de Não Conformidades nas Auditorias (1)
  • Projeto de Carregamento de Dados de Motores no Genesis (1)
  • Projeto de Carregamento de Dados de Motores no Genesis (2)
  • Projeto de Faturação (1)
  • Projeto de Faturação (2)
  • Projeto de Faturação (3)
  • Projeto de Faturação (4)
  • Projeto de Iluminação de Aeronaves em Manutenção (1)
  • Projeto de Iluminação de Aeronaves em Manutenção (2)


 
O CASO DO PROJETO DE FATURAÇAO NA ÁREA DE CALIBRAÇÕES DA ME

O pioneiro projeto de Faturação nas Calibrações voltou a ser reanalisado nesta edição da Semana da Melhoria Contínua e poderá ser considerado um caso modelo. Atingiu a sua fase adulta e os últimos desenvolvimentos deverão estar concluído dentro de três meses.

Mais uns ajustes e estarão reunidas todas as condições preconizadas. O conceito “Fatura na Hora” na área de Calibrações é já uma realidade. Atualmente já é apresentada a fatura ao Cliente no momento em que este se desloca à empresa para levantar o equipamento e este já realiza no momento o pagamento pelo serviço prestado.

A análise do processo foi estendida até à fase do recebimento e foi decidido que as faturas com valores até 150 Euros passam a obedecer a pronto pagamento, ficando assim facilitado todo o processo contabilístico. Com esta medida ficam cobertas quase metade das faturas emitidas por ano pela área de Calibrações, com um número expressivo de cerca de 1.500 faturas.

O conceito de “Portal do Cliente” também já existe nas Calibrações. Na plataforma criada na primeira fase do projeto passou a estar disponível online toda a informação sobre o serviço prestado, o respetivo certificado e também a fatura. Essa facilidade de acesso à informação, para além de possibilitar o esclarecimento de qualquer dúvida que o Cliente possa ter, tem permitido inclusive antecipar prazos de pagamento, ao estimular a regularização imediata da fatura mesmo nos casos em que isso não é exigido.

Um longo caminho foi percorrido desde a primeiro projeto que foi apresentado numa Semana da Melhoria Contínua em 2012. Aproveitando um upgrade ao software do sistema Castor que estava a decorrer, procedeu-se à integração do processo de venda de serviços de Calibrações a terceiros no sistema informático, surgindo assim a plataforma de contato com o Cliente.

Até aí o processo de faturação era manual. No Laboratório de Calibrações a informação descritiva sobre o trabalho desenvolvido era transcrita do orçamento para uma folha de Excel, que depois era enviada por email para a equipa de faturação para ser rescrita nas linhas das faturas do sistema de faturação.

Nessa altura deu-se um grande avanço no processo quando finalmente se conseguiu colocar os dois sistemas a comunicar – o Castor das Calibrações e o Mira da área de Faturação – sendo possível a partir daí construir de forma automatizada cerca de 80 a 90 por cento da fatura.

Em 2015 um novo projeto é relançado com vista a resolver constrangimentos que ainda existiam, tendo sempre no horizonte a possibilidade de chegar ao momento da “Fatura na Hora”.

O momento é agora, e o desafio seguinte é replicar o trabalho desenvolvido para as Calibrações no desenho do processo de Faturação de Venda de Materiais da área de Logística da ME. O projeto já está em curso e espera-se que fique concluído dentro de quatro meses.


A FATURAÇÃO NA MANUTENÇÃO DE LINHA

Também o processo de faturação dos serviços prestados a outras companhias pela Manutenção de Linha está a ser alvo de análise e neste caso está a ser aplicado o know-how obtido através do projeto desenvolvido para a faturação a Clientes da Manutenção de Aviões que entrou recentemente em produção.

No caso da Manutenção de Linha existem vários constrangimentos a ser ultrapassado pois a variabilidade de contratos é muito grande, os sistemas informáticos não comunicam entre si e os processos de faturação são ainda todos manuais. Acresce ainda que o – Lynce – o sistema informático que é utilizado na base de Lisboa não foi ainda estendido às estações de Manutenção de Linha do Porto, Faro e Funchal.

A faturação nesta área é mensal e o objetivo final é que um dia depois do fecho do mês a fatura possa estar no Cliente. Estima-se que o novo processo possa estar implementado dentro de
quatro meses.

 

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