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TAP é caso de estudo pela Microsoft

 

A implementação do Microsoft Office 365 na TAP, mais do que um sucesso a nível de processo, significou principalmente uma mudança de paradigma na ligação entre as duas Empresas. Se antes os contratos – renovados trianualmente – eram respeitantes ao licenciamento dos produtos instalados nos computadores e sistemas, esta implementação permitiu incluir novos serviços que nunca tinham estado disponíveis até então. Falámos com Bruno Santos, Gestor de Sistemas de tecnologia Microsoft, para perceber como esta mudança impactou a Empresa e porque se tornou um caso de estudo na própria Microsoft.

 

Bruno Santos

Acesso ao email através de qualquer dispositivo

A oportunidade de mudança surgiu em março de 2015 com a renegociação do contrato Microsoft. Até então, o contrato existente pressupunha que todos os sistemas estavam alojados nos nossos Datacenters, no Edifício 19 – a conhecida sala mais segura da TAP – e o custo era calculado com base no número de dispositivos. Com Colaboradores com funções distintas e vários escritórios espalhados pelo mundo que funcionam em contínuo, o custo com as licenças de um parque informático que já ia em cerca de 5 mil computadores tornar-se-ia, a curto prazo, insustentável. Bruno exemplifica: “Se eu acedesse ao meu e-mail da TAP de outro telefone ou tablet, teria de pagar uma licença por cada um deles”. Por esse motivo, foi necessária uma reformulação do licenciamento. Com o novo contrato, celebrado nesse mesmo ano, optou-se por um licenciamento que assenta no número de utilizadores (Colaboradores) – e só esta mudança permitiu acautelar um crescimento de custos. “Estávamos a chegar ao break-even e adaptámo-nos preventivamente. Com a troca de modelo de licenciamento de dispositivo para utilizador, apesar de à data o valor ser semelhante, deixámos de nos preocupar com isso, ou seja, antecipámos esse problema e resolvemo-lo logo”, refere Bruno.

 

Maior capacidade nas contas de email

As vantagens não se limitam à redução de custos. A nível de serviços, esta implementação permitiu-nos tirar partido de um conjunto de serviços da Cloud Microsoft que não tínhamos antes. “A Cloud é um conjunto de Datacenters semelhantes aos nossos, mas muito maiores e com elevadíssima capacidade de processamento, que estão espalhados pelo mundo" explica Bruno. "A Microsoft dispõe de dezenas de Datacenters no mundo e a TAP utiliza dois que estão na Europa: em Amsterdão e Dublin”, conclui.

Hoje, os e-mails dos Colaboradores não estão todos alojados no Campus TAP, em Lisboa: há Colaboradores cujas caixas de e-mail estão fora da TAP. A vantagem reside na disponibilização de quotas – tamanho das caixas de correio – muito maiores do que inicialmente. A migração das caixas de correio para o novo serviço de e-mail permitiu aumentarmos logo a capacidade de 500MB para 2GB, com potencial crescimento e arquivo ilimitado.

Implementação feita com sucesso

As questões de segurança estão salvaguardadas pelos acordos de confidencialidade celebrados com a Microsoft. Acima de tudo, continua Bruno, “isto permite-nos diminuir a carga e o custo que temos cá. Se temos dois terços dos Colaboradores da TAP que não trabalham na Sede, não há necessidade de ligarmos todas estas pessoas ao nosso Datacenter. Se pudermos alojar as suas caixas de correio na Cloud Microsoft, eles ligam-se diretamente a esses Datacenters, tiram carga aos nossos sistemas e isso reduz a nossa necessidade de investimento”.

Bruno explica: “tínhamos a plataforma antiga de e-mail da TAP e criámos uma nova que comunica, simultaneamente, com a antiga e com a Cloud Microsoft”.

A implementação, essa, foi feita sem prejuízo dos utilizadores: “tudo foi feito seguindo a regra de ouro dos sistemas de informação da TAP: alterações sem quebra de serviço para o negócio e utilizadores: é como um iceberg – as pessoas só veem a parte de cima, independentemente da sofisticação dos processos de transformação e da solução subjacente.”

 

Acesso a uma "Dropbox" interna vai facilitar trabalho colaborativo

Um dos novos serviços que será disponibilizado muito em breve a todos os Colaboradores TAP é o alojamento de documentos, o OneDrive, semelhante ao popular “Dropbox”. Os ficheiros que são colocados no OneDrive da TAP – propriedade da TAP, com os respetivos acordos de confidencialidade – são passíveis de ser acedidos, de forma segura, noutros dispositivos móveis. Assim, a documentação lá colocada pode ser acedida a partir de qualquer local, sem custos acrescidos. O documento não reside só num computador, mas é também sincronizado com a Cloud da Microsoft, o que permite a partilha e a possibilidade de trabalhar em conjunto, opção que não existia antes, bem como aceder aos ficheiros a partir de smartphones e tablets.

 

Para a Microsoft, este também foi um projeto vantajoso. “A TAP é uma Empresa que dispensa apresentações”, refere Bruno, e o sucesso deste projeto fez com que fosse do interesse da Microsoft o estudo de caso e divulgação da TAP como empresa que adotou os seus serviços. “É uma relação de win-win.

Para os utilizadores menos familiarizados com estas opções Bruno Santos assegura que já estão a trabalhar na divulgação interna destes novos serviços, que será feita de forma faseada, comunicando os produtos disponíveis e como tirar o máximo da sua utilização.

 

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